Sebuah Prolog
Istilah
“manajemen” seringkali menimbulkan tanggapan yang campur aduk, apalagi di
lingkungan organisasi nirlaba. Soalnya istilah-istilah tersebut menimbulkan
kesan sebagai suatu kumpulan pejabat organisasi perusahaan atau pabrik (karena
istilah ini memang berasal dari sana)yang menentang para pekerja mereka,
padahal organisasi nirlaba justru sangat tertarik untuk mengorganisir kaum
buruh. Seringkali istilah manajemen memang diartikan sebagai sekelompok orang
pimpinan dalam “manajemen” . Kita seringkali mendengar seseorang di sebuah
perubahan atau pabrik mengatakan: “Pihak manajemen sudah memutuskan...”, “Saya sudah melaporkan kepada pihak manajemen” dan sebagainya.
Kelompok(pimpinan) manajemen ini memang sering dianggap sebagai biang keladi
semua ketidakberesan yang terjadi dalam suatu organisasi, atau bahkan
ketidakberesan yang terjadi di tengah masyarakat luas. Tidak heran jika banyak
manajer yang sering tak mau dikenali sebagai manajer. Lebih dari itu, istilah
manajemen terlalu sering dikaitkan dengan sebuah perusahaan yang sekedar
mencari untung.(Terj: Roem Topatimasang, P3M, 1988)
Penggalan
paragraf diatas menunjukkan bahwa sebetulnya istilah “manajemen” masih bias. Ada semacam anggapan bahwa
manajemen organisasi adalah tidak sama antara masing-masing organisasi, provit
dan non-provit. Dalam organisasi provit, hal ini lebih dikenal dengan istilah
Public Relations(PR).
Dalam
tulisan ini akan dijelaskan pengertian manajemen yang sesuai dengan organisasi
nirlaba. Bahwasanya setiap organisasi membutuhkan suatu sistem yang menjalankan
fungsi-fungsi vital, sebagai berikut:
Mengintegrasikan organisasi sebagai salah satu bagian dari
masyarakat luas
Setiap organisasi adalah bagian dari
suatu sistem yang lebih besar (masyarakat) yang akan mempengaruhi sistem, dan
organisasi itu merupakan salah satu bagian (sub-sistem)nya. Ini penting
dipahami karena seseorang atau
kelompok-kelompok tertentu akan mencurahkan perhatiannya pada hubungan antara organisasi
dengan lingkungannya dalam rangka membantu organisasi untuk mengetahui,
menyerap perubahan dan menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan tersebut.
Menjamin kemudahan
memperoleh sumberdaya
Fungsi ini merupakan fungsi yang
sangat penting. Sebab semua organisasi memperoleh sumberdaya di lingkungannya.
Sumberdaya tersebut umumnya terpakai habis, sehingga sumberdaya yang baru harus
segera ditemukan. Jika organisasi gagal memberikan pelayanan jasa yang
tepatguna dan boros menyalurkan sumberdaya dari lingkungannya, cepat atau
lambat kemudahan mendapatkan sumberdaya tersebut semakin terbatas. Padahal
sebuah organisasi nirlaba menggantungkan dana hibah dari luar, dan setiap orang
dalam organisasi itu tahu bagaimana pentingnya menjaga hubungan yang baik
dengan donor yang menjadi sumbernya. Sumberdaya lain yang terpenting adalah
manusia. Bagi organisasi nirlaba, hal ini menjadi lebih penting dibandingkan
dengan organisasi yang lain. Anggota yang potensial atau sukarelawan akan
mempertimbangkan visi, misi, tujuan dan pencapaian hasil organisasi. Pekerja
yang potensial atau sukarelawan akan mempertimbangkan hal-hal tersebut sebagai
dasar apakah ia akan bergabung atau tidak dengan organisasi tersebut. Jadi
kemudahan memperoleh sumberdaya manusia harus tetap menjadi perhatian dari
manajemen organisasi nirlaba.
Hubungan dengan klien(Pemakai dan penerima jasa)
Suatu organisasi didirikan untuk
memenuhi kebutuhan tertentu. Adanya kebutuhan tersebut mendorong lahirnya
organisasi sehingga orang-orang mau menjadi kliennya. Melakukan pendekatan
dengan orang-orang adalah perhatian utama dari manajemen organisasi nirlaba.
Selama organisasi memuaskan kebutuhan klien, hubungan baik dengan mereka
mungkin tidak menjadi masalah. Tetapi, organisasi dapat kehilangan hubungan
baiknya dengan klien, karena pemenuhan
kebutuhan mereka tidak berlanjut atau karena beberapa alasan lain. Sekali suatu
organisasi telah dibentuk, ia harus bekerja keras untuk memenuhi tuntutan
kebutuhan kliennya, meskipun pada awalnya tampak mereka tidak mau memenuhi
kebutuhan tersebut. Pada organisasi nirlaba, mereka tidak segan-segan
mengeluarkan biaya demi mempertahankan hubungan baik dengan konsumen mereka,
dan telah menemukan berbagai metode kreatif untuk mendapatkan dukungan dari
pelanggan potensial. Organisasi dapat belajar dari pengalaman tersebut.
Memantapkan misi organisasi
Semua organisasi membutuhkan
kemantapan dan keberlangsungan misi
mereka. Ini merupakan fungsi dari sistem manajemen organisasi nirlaba unjuk
menjelaskan dan menyampaikannya kepada klien. Penjelasan tersebut harus memuat
aspek-aspek penting organisasi, termasuk jasa kepada klien, pencapaian hasil
kerja dan produktivitas, penggunaan sumberdaya fisik dan finansial, penggunaan
sumberdaya manusia, tanggungjawab kemasyarakatan, pembaharuan-pembaharuan, dan
hasil-hasil karya kreatif yang telah dicapai selama ini.
Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, Pengendalian, dan
Evaluasi
Ini merupakan sederetan
fungsi-fungsi manajemen tradisional yang dibutuhkan oleg organisasi nirlaba
untuk menjamin organisasi yang bersangkutan berjalan baik. Fungsi perencanaan
mencakup perumusan tujuan jangka pendek dan jangka panjang organisasi, serta
mengembangkan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Fungsi pengorganisasian adalah memadukan orang-orang
dan tugas-tugas mereka dalam suatu struktur yang terencana, bukan semata-mata
demi tugas itu sendiri, tetapi juga memuaskan kebutuhan orang-orang yang
melaksanakannya. Jika organisasi tumbuh dan semakin menjadi besar, kebutuhan
akan pengarahan muncul pula. Oleh sebab itu fungsi pengendalian harus
diberlakukan juga. Fungsi pengawasan ini perlu untuk menjaga agar organisasi
tetap berjalan pada jalurnya dan untuk mengorek kesalahan yang terjadi. Akhirnya, fungsi evaluasi dibutuhkan
untuk menentukan tercapai atau tidaknya tujuan organisasi.
Mengintegrasikan Sub-Sistem Sosial dan Tugas-tugas
Sub-sistem
sosial suatu organisasi menjamin penyediaan orang-orang yang mau bekerja dan
sub-sistem tugas menentukan pekerjaan
apa yang harus dilakukan oleh mereka. Kedua sub-sistem ini akan menimbulkan
kegawatan jika antara keduanya saling bertentangan. Mesti ada sistem manajemen
yang harus menjamin, bahwa kedua sub-sistem ini benar-benar berjalan seiring.
Kita semua pasti memiliki pengalaman bekerja di dalam suatu sistem dimana
pekerjaan-pekerjaan tersebut dicampur-adukkan dengan motivasi kita untuk
melaksanakannya. Atau, kita-pun sudah sering melaksanakan tugas yang terlalu
enteng, rutin, monoton dan membosankan; atau tugas-tugas justru terlalu rumit,
terputus-putus dan membingungkan. Jika hal ini terjadi, sulit mempertahankan
staf yang berkemampuan agar betah bekerja. Contoh-contoh klasik dari dua
keadaan ekstrim ini adalah putusnya hubungan baik dengan staf pada suatu sisi
dan tidak berdayanya tim pemecah masalah tersebut pada sisi yang lain. Hal-hal
di atas merupakan unsur-unsur penting dan mutlak dalam suatu organisasi.
Semuanya merupakan suatu ukuran baku yang disebut sebagai Fungsi
Manajemen. Tulisan ini disusun atas
dasar kaidah-kaidah tersebut.
Sekarang kita telah mengetahui
pengertian manajemen secara umum. Mari coba kita lihat bagaimana fungsi-fungsi
manajemen tersebut ditampilkan dalam organisasi ini.
Posting Komentar