VISI, MISI, RENCANA STRATEGIS & TAKTIS DALAM PERGURUAN TINGGI


1. Pendahuluan.
         Pengelolaan suatu sistem lembaga / badan dengan penerapan manajemen kualitas
memerlukan suatu pedoman kerja yang memberikan pengarahan atas hasil kerja atau tujuan
aktivitas yang diharapkan, secara kuantitas maupun kualitas. Pengarahan ini akan memberikan
orientasi yang seragam bagi setiap elemen atau sub sistem dalam lembaga tersebut sehingga
terbentuk kesatuan kerja yang efektif clan kompak dalam usaha lembaga menuju hasil kerja
yang di harapkan. Setiap elemen sub sistem, pimpinan clan anggotanya mengetahui dengan
jelas arah pengembangan lembaga tempat kerjanya
.
2. Pengertian VISI, MISI
         Visi adalah suatu pernyataan tentang gambaran keadaan clan karakteristik yang ingin
di capai oleh suatu lembaga pada jauh dimasa yang akan datang. Banyak intepretasi yang dapat
keluar dari pernyataan keadaan ideal yang ingin dicapai lembaga tersebut. Visi itu sendiri tidak
dapat dituliskan secara lebih jelas menerangkan detail gambaran sistem yang ditujunya, oleh
kemungkinan kemajuan clan perubahan ilmu serta situasi yang sulit diprediksi selama masa
yang panjang tersebut. Pernyataan Visi tersebut harus selalu berlaku pada semua kemungkinan
perubahan yang mungkin terjadi sehingga suatu Visi hendaknya mempunyai sifat / fleksibel.
Untuk itu ada beberapa persyaratan yang hendaknya dipenuhi oleh suatu pernyataan Visi
        <       Berorientasi pada masa depan;
        <       Tidak dibuat berdasar kondisi atau tren saat ini;
        <       Mengekspresikan kreativitas;
        <       Berdasar pada prinsip nilai yang mengandung penghargaan bagi masyarakat ;
        <       Memperhatikan sejarah, kultur, clan nilai organisasi meskipun ada perubahan
                terduga ;
        <       Mempunyai standard yang tinggi, ideal serta harapan bagi anggauta lembaga ;
        <       Memberikan klarifikasi bagi manfaat lembaga serta tujuan-tujuannya ;
        <       Memberikan semangat clan mendorong timbulnya dedikasi pada lembaga ;
        <       Menggambarkan keunikan lembaga dalam kompetisi serta citranya ;
        <       Bersifat ambisius serta menantang segenap anggota lembaga (Lewis & Smith
                1994)
        Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya
meng-ujud-kan Visi. Dalam operasionalnya orang berpedoman pada pernyataan misi yang
merupakan hasil kompromi intepretasi Visi. Misi merupakan sesuatu yang nyata untuk dituju
serta dapat pula memberikan petunjuk garis besar cara pencapaian Visi.

       Pernyataan Misi memberikan keterangan yang jelas tentang apa yang ingin dituju serta
kadang kala memberikan pula keterangan tentang bagaimana cara lembaga bekerja. Mengingat
demikian pentingnya pernyataan misi maka selama pembentukannya perlu diperhatikan
masukan-masukan dari anggota lembaga serta sumber-sumber lain yang dianggap penting.
Untuk secara Iangsung pernyataan Misi belum dapat dipergunakan sebagai petunjuk bekerja.
Intepretasi lebih mendetail diperlukan agar pernyataan Misi dapat diterjemahkan ke langkah-
langkah kerja atau tahapan pencapaian tujuan sebagaimana tertulis dalam pernyataan Misi.
       Untuk memberikan tekanan pada faktor komprehensif dari pernyataan misi maka
pernyataan tersebut hendaknya mampu memberikan gambaran yang menjawab pertanyaan
pertanyaan sbb (Lewis & Smith 1944) :
       <        Keberadaan lembaga adalah untuk berbuat apa
       <        Apa produk atau jasa yang utama dari lembaga
       <        Apa yang bersifat unik dari lembaga
       <        Siapa konsumen utama dari lembaga
       <        Mengapa mereka merupakan konsumen utama
       <        Pihak lain mana yang berkepentingan dengan lembaga dan mengapa
       <        Apa "Core Values" / nilai dasar lembaga
       <        Apa yang berbeda pada lembaga 5 th yang lalu dan sekarang
       <        Mengapa berbeda
       <        Apa yang berbeda pada lembaga saat sekarang dan 5 th dari sekarang
       <        Mengapa hal itu akan menjadi beda
       <        Apa produk atau jenis jasa yang akan diberikan lembaga di masa depan
       <        Apa yang harus dikerjakan lembaga untuk menyiapkan produk baru tersebut
       <        Apakah jawaban pertanyaan-pertanyaan di atas merefleksikan Visi lembaga ?
                Bila tidak, pertanyaan mana yang harus ada dan apa jawabannya

1. Vision Statement Example :
a.      By 2025 my institution will have 500 thousand active students from nine
        continents of the world studying in a virtual campus about many cultures of the
        world as well as the latest sciences and technology. Graduates of my institution
        will bring and encourage peace to the world as a result of their involvement with
        my institution and will find the means to help hose who are unfortunate enough
        not to have been a graduate of my institution in order to improve their living and
        intellectual conditions.
b.      Quality Vision Statement of Eastern Iowa Community College District Eastern
        Iowa Community College District is committed to meeting or exceeding
        Customer needs and expectations through Continuos Quality Improvement
2. Mission Statements of
a.      Otago Polytechnic
        To Equip its students with the capability for self development, thus empowering
        them to become useful, productive, efficient, responsive and proactive citizens
        who will make a positive contribution to the needs of the country in an
        environment of continuous social, economic anc' technological change.
b.      Solikull College (U.K.) Approved in 1995 :
        The College is here to meet the present and future education and training needs
        of the whole community. It aims to be open, accessible and supportive and to
        seek excellence in all that it does.
c.      Swinburne University of Technology (from its strategic plan 1996 - 2000)
        Swinburne University of Technology's mission is to be a leading, intersectoral
        university offering high quality education, training, research and consultancy
        focussed on the needs of industry, business, government and the local, National
        and International communities
3. Core Values of Swinburne University of technology
1.      Quality, Integrity, equity and continuous improvement in all our activities.
2.      A culture which encourages scholarship, critical enquiry, a plurality of views,
        creativity and initiative
3.      The pursuit of learning and the acquisition of knowledge and skills as life-long
        activities
4.      Research and development which provide innovative and practical solutions for
        the needs and expectations of our clients
5.      The provision of equitable and flexible educational opportunities and pathways
        from apprenticeships to doctorates in a supportive, responsive and friendly
        institution
6.      Developing highly employable graduates who are effective citizens with a sense
        of responsibility, respect for others and teamwork
7.      The development of the potential of our staff, the encouragement of teamwork,
        the provision of effective leadership, and the delivery of efficient and accountable
        management
8.      Participation in the International community of scholars
9.      Strong partnerships with industry, business and the community
3. Rencana Strategis & Taktis
Rencana Strategis (Strategic Plan) adalah rencana langkah demi langkah yang setelah lengkap
pada akhirnya akan membawa lembaga mencapai tujuan akhir sesuai dengan tujuan yang
tersirat dalam pernyataan Visi dan misi suatu rencana strategis hendaknya bersifat fleksibel
secara rasional guna dapat menampung kemungkinan adanya hal-hal yang tak terduga di lain
pihak rencana strategis bersifat dinamis, dapat berubah setiap saat sesuai dengan kebutuhan
saat itu tanpa mengubah tujuan akhir.
Kebutuhan utama dari pembentukan suatu rencana strategis akan mencakup hal-hal berikut :
        <       Suatu pernyataan dan diskusi tentang Visi dan Misi lembaga
        <       Penilaian skenario sekarang yang hendaknya mengandung faktor-faktor internal
                maupun eksternal
        <       Alasan perubahan kondisi sekarang dengan kondisi pada 5 atau 10 tahun yang
                akan datang, misalnya mengapa bertambah atau mengapa tetap
        <       Identifikasi serta penilaian oleh adanya gap antara saat sekarang dan saat akhir
                yang diinginkan
        <       Suatu (Beberapa) rencana disusun dengan objektif untuk menutup gap tersebut
                dalam suatu waktu tertentu
        <       Bermacam-macam rencana dikaji untuk memperoleh keterangan keluaran /
                kebutuhan finansial ataupun non finansial.
        Untuk mencapai target-target sebagaimana dinyatakan dalam rencana strategis maka
dibuat orang suatu rencana taktis (tactical plan) yang berupa pentahapan dan siasat dalam
rangka pelaksanaan rencana strategis mengingat pentingnya faktor Rencana Strategis maka
RenStra disusun dengan melibatkan unsur-unsur pimpinan lembaga (Senat, Rektor, Komisi
RenStra, Dekan, Staf, dll) teknik atau siasat pelaksanaan guna mewujudkan rencana strategis
secara efisien dan tepat. Rencana taktis ini yang selanjutnya dilaksanakan, dikelola, dinilai serta
diperbaiki sehingga memberikan hasil akhir sesuai dengan rencana yang telah di sepakati
bersama (lihat gambar 1).
Kelak, di tengah pematangan bahkan ditengah implementasinya, Rencana Taktis juga bersifat
terbuka untuk mengalami perubahan. Perubahan Rencana Taktis diperlukan bagi
penyesuaiannya dengan keadaan saat itu, trend saat itu atau keadaan lain agar Rencana Taktis
mengikuti sifat Rencana Strategis yang hendaknya juga bersifat fleksibel secara terbatas dan
dinamis sehingga selalu meningkat performansinya.
4. Pengaruh pernyataan Misi atas Organisasi lembaga clan cara kerjanya
Pandang bahwa lembaga tersebut adalah suatu perguruan tinggi. Sistem perguruan tinggi
terbentuk dari sub-sistem seperti misalnya sub sistem fasilitas laboratorium, perpustakaan,
bangunan kelas clan alat bantu, staf, unit riset, unit pengabdian masyarakat, dll. Kinerja
perguruan tinggi tersebut ditentukan oleh hasil kerja bersama dari segenap sub sistemnya.
Adanya kepincangan pada salah satu sub-sistem akan dapat mempengaruhi unjuk kerja
perguruan tinggi tersebut secara keseluruhan. Sub-sistem tersebut dapat di pandang sebagai
sebuah sistem kecil yang memberikan keluaran tertentu untuk suatu masukan tertentu.
Untuk suatu tugas atau fungsi tertentu dari perguruan tinggi, masing-masing subsistem harus
menata diri atau ditata sedemikian sehingga membentuk suatu sistem dengan karakteristik
tertentu sesuai dengan tugasnya sebagaimana tersirat dalam pernyataan misi perguruan tinggi.
Penataan dari sub-subsistem mencakup pengaturan intensitas kerja, kecepatan, kualitas dll,
serta masukan yang sepadan yang diatur oleh organisasi yang dibentuk. Hal ini ekivalen dengan
pengaturan cara kerja lembaga perguruan tinggi tersebut.
Pernyataan misi sangat penting dalam menentukan bentuk organisasi lembaga dan cara erjanya
guna menjamin tercapainya tujuan misi serta kerja yang efisien dari lembaga. Sebagai contoh
dapat di berikan beberapa pernyataan misi :
        1.      Menghasilkan sejumlah lulusan dalam perioda tertentu
        2.      Menghasilkan lulusan sebanyak-banyaknya dalam perioda tertentu
        3.      Menghasilkan lulusan yang bermutu tinggi dengan jumlah & dalam perioda
                tertentu
Untuk ketiga macam misi tersebut, diperlukan penataan yang berbeda atas sub-subsistem
dalam sistem perguruan tinggi serta dengan perioritas kerja, beban biaya dll yang berbeda pula.
Untuk misi 1 : Fasilitas kelas, laboratorium, kurikulum, staf dapat dianggap cukup memadai, tak
                ada persyaratan kualitas lulusan yang diminta ; dll.
Untuk misi 2 : Diperlukan penambahan jumlah staf, kelas, waktu kerja laboratorium, dll.
                Terdapat konsekuensi tambahan biaya investasi maupun operasi perguruan
                tinggi yang bersangkutan.
Untuk misi 3 : Diperlukan program peningkatan kualitas staf, peralatan, laboratorium, sarana
                kelas, kurikulum, dll. Mutu lulusan merupakan sesuatu yang dituntut oleh
                pernyataan Misi ini. Hal ini membawa konsekuensi biaya investasi, kerja
                pengelolaan, keahlian staff & peralatan serta penyusunan kurikulum baru.
Demikian dengan misi berbeda maka mode kerja clan organisasi kerja perlu dibedakan pula.
Perubahan mode kerja tidak hanya disebabkan oleh kebijakan pimpinan lembaga saja namun
bisa pula oleh adanya faktor dari luar, misalnya adanya perubahan kebijakan pemerintah (Swa
kelola lembaga perguruan tinggi, ada dana bantuan khusus dll), peningkatan tajam clan suatu
teknologi yang berpengaruh besar dll. Dalam hal seperti ini perubahan harus dilakukan melalui
prosedur yang sama sewaktu proses penyusunan awal.
5. Kesimpulan
       Pernyataan misi, mengingat pengaruh yang tinggi terhadap organisasi serta cara
kerjanya, dibuat oleh suatu tim kemudian disetujui dan diresmikan setelah melalui tahapan-
tahapan dirapatkan - menerima kritik dan masukan - diperbaiki - disetujui oleh staf lain,
pengelola, konsumen, asosiasi alumni d.l.l.
       Rencana strategis dan taktis memerlukan pula proses pembentukan yang ketat.
Kekeliruan akan menyebabkan bertambahnya gap yang pada gilirannya akan mengakibatkan
kerugian waktu dan biaya, dll. Rencana strategis dibentuk dengan melalui suatu satgas khusus
yang dibentuk rektor dan senat serta dibantu oleh satgas-satgas kecil . Konsep awalnya
dirapatkan / didiskusikan di depan staf selanjutnya melalui tahap-tahap hingga disetujui oleh
segenap anggota lembaga yang lain termasuk oleh mahasiswa sebelum tahap implementasi.
       Gambar 3. Merupakan contoh dari kegiatan mikro sistem pengelolaan dengan penerapan
manajemen kualitas, berupa kegiatan pengawasan kegiatan rencana taktis untuk meningkatkan
kualitas lulusan misalnya.
       Pengawasan dapat didasarkan atas prosedur kegiatan, materi oengajaran, urutan materi,
jumlah kuliah/ topik materi, literatur/ diktat/petunjuk praktikum d.l.l.
Kepustakaan :
       •        Nirwan Idrus, Ubuh Buchara, Sukisno, “ Quality Assurance Report #4", EEDP
                Academic Consultancy Service for Directorate General of Higher Education.
       •        Soewarno H, Dasar-dasar Total Quality Management, Penerbit Andi Yogyakarta.
       •        Department of the Army Head Quarter U.S., “ Engineering Design Handbook part
                II, Chapter II : Mission Effectiveness “ 1974




0 komentar:

Poskan Komentar