Dimensi Psikologis Rapat


BAB I
PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang
Orang sering diundang dalam suatu rapat, bahkan manajer setiap hari mengadakan rapat. Kemudian apa yang dimaksud dengan rapat?
Suatu perusahaan, besar atau kecil tidak dapat mempercayakan diri pada metode pengambilan keputusan sendiri. Melainkan harus terlebih dahulu melewati rapat. Dan juga tidak dapat mempercayakan diri pada metode coba-coba atau pertimbangan keputusan secara serampangan. Manajemen harus selalu mengikuti kepentingan zaman, perkembangan-perkembangan pasar yang selalu berubah-ubah dan menciptakan cara dan sarana yang seefesien mungkin guna berjuang memperoleh tempat di pasaran. Penggunaan system dan prosedur serta rapat dapat membantu manajemen dalam melaksanakan keputusan yang tepat dan mencapai efisiensi yang diperlukan.

B.     Rumusan Masalah
A.    Pengertian Dimensi Psikologis Rapat
B.     Macam-macam Rapat
C.     Hubungan Interpersonal
D.    Melaksanakan Rekomendasi
                                                                     BAB II
PEMBAHASAN

A.    Pengertian Dimensi Psikologis Rapat
1.      Pengertian Psikologis
Secara etimologi psikologi berasal dari kata Yunani “psycho” yang artinya jiwa, dan “logos” yang artinya ilmu pengetahuan. Jadi secara etimologi Psikologi artinya ilmu yang mempelajari tentang jiwa. Baik mengenai macam-macam gejalanya, prosesnya, maupun latar belakangnya. Dengan singkat disebut Ilmu Jiwa.
Secara terminologi menurut kesimpulan para ahli psikologi adalah ilmu yang mempelajari semua tingkah laku dan perbuatan individu. Dimana individu tersebut tidak dapat dilepaskan dari lingkungannya.
Prosese interaksi berlngsung dalam rangkaian :
Dunia – Lingkungan – Stimulus – Organisme – Respon – Lingkungan – Dunia
2.      Pengertian rapat
Rapat yaitu pertemuan dua orang atau lebih untuk membicarakan dan merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
B.     Macam-macam rapat
1.      Berdasar tujuan
-          Rapat Informasional
Merupakan rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisai dan prosedur atau cara kerja baru. Dengan demikian anggota oranisasi memahami latar belakang dan apa yang sekarang ini ada di organisasi.
-          Rapat pengambilan Keputusan
Meru[akan bentuk rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah yang sedang dihadapi. Dalam hal ini anggota akan memberikan masukan-masukan dalam pemecahan masalah. Pengambilan keputusan dapat diambil pada saat itu juga, tetapi dapat diambil dalam situasi teroisah yang dilakukan oleh pimpinan organisasi.
-          Rapat Perundingan
Yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan dan mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan pihak-pihak yang terlibat dalam suatu masalah tertentu.


2.       Berdasar Sifat
-          Rapat Formal
Merupakan rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan peserta rapat secara resmi mendapatjkan undangan.
-          Rapat Informal
Yaitu rapat yang diadakan tidak berdasar suatu perencanaan formal. Rapat ini dapat terjadi dimana saja, setiap saat, kapan saja, dan peserta rapat siapa saja. Dalam rapat seperti ini biasanya terjadi karena orang-orang bertemu secara kebetulan dan kemudian membahas suatu masala demi kepentinan bersama.
-          Rapat Terbuka
Merupakan rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi atau perusahaan. Materi yang dibahas barsifat umum dan tidak rahasia.
-          Rapat tertutup
Merupakan rapat yang dihadiri anggota tertentu, dan biasanya menyangkut masalah yang untuk sementara masih bersifat rahasia.
3.        Berdasar Jangka Waktu
-          Rapat Mingguan
Merupakan rapat yang diadakan sekali dalam satu minggu, yang membehas masalah-masalah yang bersifat rutin dan maslah-masalah yang muncul pada minggu itu. Rapat ini dapat dilakukan untuk setiap departemen, setiap cabang, setiap seksi, atau oleh para eksekutif.
-          Rapat Bulanan
Yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali, biasanya etiap akhir bulan. Rapat ini membehas suatu masalah yang terjadi pada bulan itu, seperti membahas eugi-laba pada bulan itu.
-          Rapat Semesteran
Rapat yang diadakan sekali setiap satu semester (6 bulan), yang bertujuan mengevaluasi hasil kerja selam enam bulan yang laludan mengambil langkahh-langkan selanjutnya untuk 6 bulan yang akan datang. Contohnya rapat penjualan dan rapat evaluasi kerja karyawan.
-          Rapat Tahunan
Yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Misalnya rapat dewa komisaris, RUPS, atau dapat juga hanya merupakan rapat akhir tahun yang membahas rugi-laba perusahaan.


4.      Berdasar Frekuensi
-          Rapat Rutin
Yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya, misalnya mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan.
-          Rapat Insidental
Merupakan rapat yang tidak berdasrkan jadwal, tetapi pelaksanaannya tergantung ada tidaknya masalah dan berat ringannya masalah yang sedang dihadapi.

C.    Hubungan Interpersonal
Secara ringkas, hubungan interpersonal (personal relationship) dapat diartikan sebagai hubungan antar manusia atau hubungan dengan orang-orang lain yang ada disekeliling kita dengan cara-cara yang baik. Faktor yang berperan dalam hubungan interpersonal Secara teoritis disebutkan bahwa ada dua faktor yang berpengaruh di dalam hubungan interpersonal, yaitu bagaimana sikap atau persepsi terhadap orang lain, dan kemampuan menampilkan diri secara menarik.
  1. Persepsi terhadap orang lain
Kualitas hubungan interpersonal seseorang dengan orang lainnya bermula dari bagaimana persepsi (pandangan) orang tersebut terhadap orang lain. Sebagai contoh, apabila kita beranggapan bahwa orang lain yang berada didepan kita adalah orang yang memiliki sifat-sifat dan niat yang baik, biasanya kita akan merasa santai dan tertarik untuk berkomunikasi dengannya. Namun, apabila anggapan kita terhadap orang didepan kita dimulai dengan prasangka buruk, misalnya berprasangka bahwa orang tersebut tidak mempunyai sifat yang baik, tentu saja akibatnya akan membuat kita kurang tertarik untuk berkomunikasi dengannya.
Timbulnya kesan tertentu terhadap orang lain, antara lain dipengaruhi oleh hal-hal yang ada dalam diri sendiri, sesuatu hal yang ada pada orang lain, dan situasi atau kondisi pada saat hubungan interpersonal terjadi.
  1. Hal-hal yang ada di dalam diri sendiri yang mesti ditampilkan secara menarik
Keadaan yang ada di dalam diri seseorang seperti: sifat kepribadian, pengalaman masa lalu, keadaan emosi sementara, dan peran yang dipegang, biasanya sangat berpengaruh dalam membentuk kesan terhadap orang lain.

1.      Sifat kepribadian
Sifat atau tipe kepribadian seseorang akan sangat mempengaruhidalam caranya melihat orang lain. Para psikolog mengungkapkan bahwa seseorang cenderung untuk beranggapan bahwa orang lain akan berprilaku sama dengan dirinya sendiri. Orang yang berkepribadian tertutup biasanya kurang suka bergaul, ia lebih suka menyendiri dan mengarahkan perhatian pada dunianya sendiri sehingga sulit berinteraksi dengan pihak lain. Jadi, membina hubungan pribadi dengan orang-orang yang bersifat tertutup lebih sulit untuk dilakukan dibandingkan dengan membina hubungan pribadi dengan orang-orang yang bersifat terbuka.
2.      Pengalaman Masa Lalu
Pengalaman masa lalu adalah refleksi atau gambaran sesuatu yang ada dalam diri seseorang. Hal ini seringkali mempengaruhi kesan seseorang terrhadap orang lainnya. Misalnya, bila kita pernah mempunyai pengalaman yang kurang menyenangkan dengan orang yang sedang dihadapi sekarang, ada kecendrungan kita akan membentuk kesan negative terhadap orang itu. Jadi, ada kecendrungan bahwa seseorang akan memindahkan pengalaman masa lalu ke dalam situasi baru yang dihadapinya.
  1. Berbagai Pertimbangan
a)      Pertimbangan-pertimbangan sebelum terjadi kenyataan ( memutuskan segala sesuatu)
1.      Apakah yang akan dikerjakan – perencanaan perumusan kebijaksanaan, tujuan-tujuan pekerjaan kuantitatif, spesifikasi hasil produksi, tujuan pelayanan dan sebagainya.
2.      Kapan hal tersebut dikerjakan – prioritas, penjadwalan produksi, pembuatan program dan sebagainya.
3.      Siapa yang mengerjakannya – organisasi, delegasi kekuasaan, pembagian kerja dan kerjasama, dan hubungan-hubungan fungsional.
4.      Bagaimana hal tersebut dikerjakan – system, prosedur, metode,tujuan kualitatif, standarisasi praktek kerja, pembuatan buku-buku pedoman kerja, perintah-perintah kerja dan sebagainya.
5.      Tersedianya sumber-sumber yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut – manajemen perbekalan, bangunan, pemeliharaan, manajemen kepegawaian dan manajemen keuangan.



b)     Pertimbangan- pertimbangan sementara pekerjaan berlangsung ( mengerjakan segala sesuatu)
Menyelesaikan apa yang dikerjakan, dengan cara yang diharapkan untuk dikerjakan, pada saat yang telah dijadwalkan untuk dikerjakan, menggunakan sumber-sumber yang tersedia untuk maksud tersebut.
c)      Pertimbangan-pertimbangan setelah terjadi kenyataan ( penilaian segala sesuatu yang telah dikerjakan)
1.      Apa yang telah dikerjakan – bukti dari hasil-hasil yang dicapai ; laporan dan statistic atau produksi dan biaya kuantitatif, dan perbandingan antara hasil- hasil yang nyata dengan yang diramalkan.
2.      Betapa baiknya hal tersebut telah dikerjakan – pembahasan kualitatif, reaksi konsumen, pengukuran kerja, survai, penelitian dan sebagainya.
3.      Apakah hal tersebut harus terus dikerjakan – pembahasan hasil akhir, analisa pasar, analisa biaya, riset konsumen dan analisa operasi.
4.      Bagaimana agar apa yang telah dierjakan itu dapat dikerjakan lebih baik lagi – perencangan kembali produk, re-orientasi pelayanan; dan penyempurnaan bidang struktur organisasi, serta system dan prosedur yang bersangkutan dengan produksi, manajemen kepegawaian, manajemen perbekalan, manajemen keuangan dan proses yang dipergunakan untuk merencanakan dan membuat program-program aktivitas perusahaan di masa yang akan datang.

E.     Melaksanakan Rekomendasi

Melaksanakan rekomendasi merupakan pertanggung jawaban bersama dari organisasi lini dan staf, dengan perencanaan dan koordinasi yang dikerjakan oleh juru analisa staf. Juru analisa bekerja sama seerat-eratnya dengan para pengawas fase penerapan.
Harus diperhatikan benar bahwa fungsi dan tugas yang diganti benar-benar dihentikan pada saat penggantian, secepat mungkin setelah saat penggantian.
Neuschel mengemukakan sepuluh ketentuan bagi suatu pergantian yang penting.
1. Siaplah sebelum memulai
2. Tetaplah berpegang pada jadwal
3. Hindarilah keputusan darurat dan kurang pertimbangan
4. Perkirakan dan hilangkan krisis-krisis
5. Jangan membiarkan hal kecil yang mengecohkkan kepercayaan dan keyakinan pada rencanna anda.
6. Usahakan semua fase pergantian terkoordinir dengan memberi keterangan kepada para eksekutif dan pengawas dengan cepat mengenai perubahan pada prosedur semula atau pada rencana penerapan.
7. Cegahlah percekcokan di antara pegawai
8. Jangan memaksa para petugas penerapan untuk kerja lembur terus menerus yang melampaui batas. Jika pergantian jatuh diluar batas jadwal, yang telah ditetapkan disebabkan karena kurangnya pegawai, mintalah bantuan-bantuan tambahan yang bersifat temporer.
9. Hindarkan penghamburan/pemencaran pelayanan.
10. jangan mengorbankan ketelitian demi kecepatan.
Setelah penerapan, pekerjaan metode belum lengkap hingga diadakan tindak lanjut oleh juru analisa. Tindak lanjut ini mempunyai beberapa maksud.
1.      menentukan bahwa tujuan sitem tercapai apakah penghematan biaya yang diperkirakan terwujud? Apakah mutu ketenagan yang diperoleh dari system sesuai dengan standar yang direncanakan? Apakah jadwal waku dipelihara dan apakah menghasilkan system yang sesuai dengan jadwal?
2.      menentukan bahwa ssemua bagian system yang baru benar-benar bekerja/berjalan? Kadang-kadang fase yang tidak penting daripada system yang tertinggal, tidak dikerjakan karena perhatian hanya pada pemusatan bagian-bagian system yang penting saja.
3.      mengadakan perubahan seperlunya pada sistem dan prosedur tertulis yang mungkin dapat dibenarkan oleh pengalaman kerja yang nyata.
4.      memastikan bahwa semua tata kerja yang diganti benar-benar dihentikan.
Pembahasan berikutnya atas system lebih disukai pada jangka waktu tertentu. Bagaimanapun juga, kerja sama yang tepat antara staf penelitian intern harus memungkinkan pembahasan kembali sistem-sistem.

Batasan Pemeriksaan pembukuan Manajemen
Pemeriksaan pembukuan manajemen dapat dibatasi sebagai suatu pemeriksaan yang komprehensi dan konstruktif suatu struktur organisasi suatu perusahaan atau komponennya, seperti misalnya bidang atau bagian, rencana dan kebijaksanaannya, metode operasinya, pengawasan keuangan dan penggunaan fasilitas tenaga dan fisiknya.
Tujuan utama daripada pemeriksaan pembukuan manajemen ialah untuk menerangkan kekurangan atau penyimpangan dalam setiap unsure yang diperiksa dalam hubungannya dengan bagian organisasi yang sedang ditelaah, dan untuk menunjukan kemungkinan-kemungkinan penyempurnaannya.
Suatu Pendekatan ilmiah
Pemeriksaan atas metode dan pekerjaan manajemen menyangkut pembahasan tujuan, prosedur, kekuasaan dan pertanggungjawaban, standar, dan hasil-hasil yang dicapai. Keefektifan pengerjan bidang yang sedang ditelaah dapat dipastikan dengan suatu perbandingan antara kondisi yang sekarang dan kondisi yang dimaksud oleh kebijaksanaan prosedur dan sebagainya.
Penilaian ilmiah menyangkut proses pengukuran, dan penelitian prinsip, untuk memastikan apakah rencana, kebijaksanaan, system atau prosedur baik atau tidak dalam keadaan tertentu.
Suatu hal yang penting di sini bukannya menerima atau menolak secara tergesa-gesa setiap pendekatan yang masuk akal terhadap suatu pemecahan.
RINGKASAN / KEY WORD
*      Pengertian Psikologis
Secara etimologi psikologi berasal dari kata Yunani “psycho” yang artinya jiwa, dan “logos” yang artinya ilmu pengetahuan. Jadi secara etimologi Psikologi artinya ilmu yang mempelajari tentang jiwa. Baik mengenai macam-macam gejalanya, prosesnya, maupun latar belakangnya. Dengan singkat disebut Ilmu Jiwa.
Secara terminologi Psikologi menurut kesimpulan para ahli adalah ilmu yang mempelajari semua tingkah laku dan perbuatan individu. Dimana individu tersebut tidak dapat dilepaskan dari lingkungannya.
*      Pengertian rapat
Rapat yaitu pertemuan dua orang atau lebih untuk membicarakan dan merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
*      Rapat berdasarkan tujuan ada tiga:
·         Rapat Informasional
·         Rapat Pengambilan keputusan
·         Rapat Perundingan
*      Rapat berdasarkan sifat ada empat:
·         Rapat formal
·         Rapat Informal
·         Rapat terbuka
·         Rapat tertutup
*      Rapat berdasarkan jangka waktu ada empat:
·         Rapat mingguan
·         Rapat bulanan
·         Rapat semesteran
·         Rapat tahunan
*      Rapat berdasarkan frekuensi ada dua:
·         Rapat rutin
·         Rapat insidental

0 komentar:

Poskan Komentar